Автоматизація документообігу
Если раньше автоматизацией документооборота преимущественно интересовались в крупных организациях, то в 2015-м году инетес стали проявлять представители малого и среднего бизнеса. Системы стали функциональнее и проще в использовании, появились доступные WEB-решения.
Подходящее время для внедрения СЭД
Самое подходящее время для внедрения СЭД наступает тогда, когда бумажный документооборот превращается в неуправляемую рутину. Как правило, предприятию стоит внедрять систему автоматизации документооборота, если численность его работников достигает 30 человек или рабочие места сотрудников разнесены географически, часто находятся в командировках.
3 задачи, которые решит автоматизация документооборота
- Обработка возросшего числа документов. Несколько лет назад обычной практикой было заключение бессрочных или долгосрочных договоров. Сегодня договоры чаще заключают на более краткий срок. Соответственно, в несколько раз увеличивается число новых документов, требующих подписания.
- Автоматизация контроля документооборота с контрагентами. Компании стремятся снизить риск финансового ущерба по вине недобросовестных контрагентов.
- Ведение единой базы контрагентов и клиентов. Минимизация рисков потери клиентов из-за ухода сотрудников.
- Постоянная и повсеместная доступность системмы, что позволяет оперативно принимать решения.
Как подготовиться к автоматизации документооборота?
Прежде всего нужно составить схему бизнесс-процесса управления документами. Как правило, эту работу выполняет юридическое подразделение совместно с ответственным за документооборот. При подготовке к внедрению СЭД нужно рассмотреть все этапы оборота документа: создание, согласование, утверждение, исполнение, сдачу в архив, утилизацию. Важно определиться с правами доступа к информации, системой оповещений при согласовании документа и в течение его оборота.
Первый шаг к запуску СЭД – подготовка процедуры работы с документами. С процедурой нужно под подпись ознакомить всех участников бизнесс-процесса, обязав их точно следовать установленному порядку. От первого лица компании на начальных этапах проекта зависит очень многое (подчиненные часто пытаются собатировать данные внедрения, каждый по своей причине). Задача руководителя – требовать от персонала неукоснительного соблюдения процедуры. Документы, не внесенные в СЭД и не согласованные в ней, не должны подписываться.
Сотрудники зачастую будут пробовать процедуру на прочность, придумывая различные отговорки, почему невозможно работать с системой: документы вносить туда долго, системма неприменима к уникальным бизнес-процессам и т.д. Стоит отметить что определенная часть сказанного сотрудниками окажется правдой. СЭД - система, отработанная на основе процессного подхода, но далеко не все начали применять процессный подход в бизнесе.
Еще раз подчеркну: контролировать внедрение должен лично Руководитель. Если контроль результатов делегировать ответственному за бумажный документооборот или (еще хуже) службе безопасности, есть риск, что проект завершится провалом. Чтобы стимулировать сотрудников к своевременному завершению проекта, разработайте систему бонусов. Вознаграждение должно выплачиваться только в случае выхода системы на запланированную мощность в срок, причем без перерасхода бюджета.
Сроки реализации проекта. Внедрение автоматизированного документооборота обычно занимает от месяца до года – в зависимости от размера компании и степени готовности принять принцип процессного подхода в ведении бизнеса. Этот процесс может идти поэтапно, каждый этап - участок документооборота.
Этапы автоматизации документооборота
- Этап запуска – подготовка требований, принятие решения о целесообразности проекта и формализация бизнесс-процессов.
- Этап подготовки к внедрению – формализация требований к системе, выбор поставщика, разработка внутренних положений, подготовка команды.
- Этап внедрения – развертывание системы, обучение персонала, реализация пилотного проекта (одно участка документооборота для тестирования).
- Этап выхода на запланированную мощность – массовый ввод документов, контроль соблюдения процедур.
- Этап доработки и оптимизации - циклический этап, связанный с постоянной оптимизацией СЭД.
Выбор СЭД
На украинском рынке представлены решения ряда производителей. Большинство программных продуктов – российского производства. Стремительно на рынок Украины входят системы западных разработчиков прошедших локализацию, главный плюс - WEB ориентированность.
При выборе системы оцените параметры:
- совокупная стоимость владения за год (типовое решение + услуги внедрения и обучения + сервисная поддержка);
- обеспечение актуальности продукта;
- возможность легко и быстро подключать дополнительные модули;
- потенциал интеграции системы документооборота с другими программами.
- масштабируемость.
- WEB ориентированность. Сегодня платить деньги за внедрение системмы которая будет работать только не ПК - неоправданные траты.
Облачные технологии и СЭД
Облачные технологии позволяют не устанавливать СЭД на ПК компании, но данные будут храниться на удаленных серверах (именно данный аргумент у многих вызывает отторжение от облачного решения). Использование таких технологий существенно снижает затраты на лицензии и инфраструктуру. Однако есть и серьезные минусы – в основном они касаются безопасности данных.
Особо остановлюсь на двух недостатках.
1. Не возможность управлять рисками утери, доступности и конфедициальности данных если поставщик услуг не общемировой бренд, но они как правило достоточно дорогие.
2. Будте готовы к тому что внедряя какой-то новый модуль или меняя старый, поставщик сервиса примит решение на основе большенства клиентов, даже если оно не устроит Вас.
Таким образом облачная версия СЭД вполне подойдет небольшой компании не работающей с "конфидициальными" данными, или крупной организации способной оплатить за продукт с SLA =99,9%.